ビルダーネット：ITコンサルティング有限会社ウイン

膨大な連絡業務

現場監督が忙しい理由・・・

それは、協力業者さんへの膨大な連絡業務に時間が取られている事実でした。

例えば、ちょっとした「竣工図面の変更連絡」や「工程変更の連絡」から、企業の危機管理情報として重要な「お施主さまや近隣住民からのクレーム周知」など現場監督者は、とにかく連絡業務に時間が取られて、肝心な監督業務に充分な時間がかけられない事が判明しました。
また、中小のビルダー・工務店では、現場監督が見積作成などの営業業務をおこなっている思います。
しかし、私達の調査では、連絡業務に時間が取られ、大切な見積作成業務が後回しになっている事例がありました。
もしかしたら、見積が１日遅かったために「他社に施工が決まってしまったら・・・」泣くに泣けません。。。

連絡業務による本来業務の圧迫は、もはや見過ごせない状況になっていると言えます。

有限会社ウインでは、この問題を解決するために、ITシステムを多数手がけたノウハウで、工務店・ビルダーの経営者・現場監督・事務担当者、また、普段、あまりパソコンを使わないような協力会社の人にも使うことができる情報共有ツール「ビルダーネット」を開発しました。


コピー代、ＦＡＸ代、人件費	電話代、人件費

メールの容量制限の違いによる手間	図面の行き違いで施工ミス
	増える経費、足りない時間を解消！
燃料代、人件費、環境負荷	増える経費、足りない時間を解消！

コピーして手渡し・FAXを使う場合

現場監督はコピーが仕事？

E-maiｌを使う場合

メールで送れない

ビルダーネットを使う場合

時間を減らして間違いをなくす

ビルダーネットの機能

「ファイル送受信機能」はE-mailの弱点を解消

・大容量ファイルも確実に一発送信
・新着通知は携帯電話などにメール配信するので見忘れ防止
・受信状況は、見た人は青色に、見てない人は赤色で表示
・全社・複数への一斉配信もカンタン確実
・受信者には、他への送信先が分からないのでセキュリティも万全
・複数からの返信は、１画面に集約することで確認もカンタン

「フォルダ機能」は閲覧者の指定が可能で安心

・元請会社の方は、協力業者との共有フォルダを自由に作成
・フォルダごとに閲覧できる協力業者の指定が可能

「写真管理機能」は携帯電話にも対応で便利

・撮影した写真は、現場・ユーザー別に自動で割り振り
・協力業者からも、携帯電話から写真の登録が可能
・カメラ付きで、メールが出来る携帯電話ならＯＫ、よくある機種制限なし

工務店の社長

とにかくバカにならないのがコピー代。今まで増える一方でした。
協力業者さんに渡す図面を何枚も何社にもコピーして、それに設計や現場監督が時間を費やしていました。
今までこれが当たり前の仕事だとみんなが思っていましたが、ビルダーネットを使うことで経費の削減だけでなく、協力業者も含めて時間に対する意識改革が出来ました。
どこの社長でも仕事は確実にして欲しいが、時間はできるだけ短縮してほしいと思うのは当然だと思います。要するに、ビルダーネットは厳しい環境に生き残るために必要な純利益を上げる最適な手段だと思います。
毎月10万円の純利益を得るためには、利益率2％だと500万円の工事を受注しないといけないと考えると、毎月10万円の経費削減がいかに大事かわかりました。

現場監督・設計

ビルダーネットで図面を配信するまでは図面の段取りに追われていました。コピーの作業だけでなく　1件ずつ電話をかけて取りに来てもらったり、事務所の受付に束にして置いて取りに来てもらっていました。
かと言って、ＦＡＸだと字は潰れ、あげくに届いていないときもある。メールでも届いてない事が何度かあって、結局取りに来てもらっていました。
協力業者さんもビルダーネットに慣れてくると、送った時に携帯電話などに新着通知のメールが行くから、配信後に毎回電話をしなくても、勝手に図面をダウンロードしてくれます。こちらから電話する時は、しばらく経っても見てない協力業者さんくらいです。
とにかく、渡したい図面が届いているかどうか分からないのが今まで不安でした。実際、協力業者さんが変更前の図面が最新の図面だと思い、材料発注したため、もう少しで大損害になるところでした。
１件ずつ電話で確認すれば、確実なのかもしれませんが、そんな時間もないし、忘れたときに限って起こります。
最近は、担当の現場をたくさん持たされるので、ビルダーネットで時間が短縮できるのは助かります。おかげで現場に行く時間が増えたから、事務所で打合せする機会も少なくなりました。
あと、ビルダーネットの使い方が分からない協力業者さんがいても、直接ウインさんが電話で対応してくれるのがいいですね。忙しいときに自分に聞かれても説明するのが面倒ですからね。

工務店の営業

見学会のイベントで人手が足りないときやポスティングなどの依頼をビルダーネットで一斉配信しています。ハウスメーカーと違って人手が限られていますから、本当に助かっています。時には見込み客を連れて来てくれます。
営業の私たちにとって一番辛いのがお客さんからのクレームです。たばこの吸殻や傷の問題など様々ですがこれを周知徹底させる時も、ビルダーネットで一斉配信しています。
今まで周知徹底するには、時間×手間がかかっていましたが、ビルダーネットを使う様になってからは次の日には、周知ができるようになりました。
あと、受注状況や営業状況などを毎月配信することで、協力業者さんの段取りや経営においても役立っているようです。逆に私たちにとってはプレッシャーになりますがその分、営業も頑張っています。

総務・事務

協力業者全社に案内事項などをＦＡＸするのが今まで１時間くらいかかっていましたが、ビルダーネットなら、１分で終わり、簡単に伝わるようになりました。
例えば、年末年始・夏季などの休日案内、それに伴う支払日の変更、レクリエーションの案内、訃報など何でも２クリックで配信でき、確実に見たか見てないか分かるからとても便利です。
滅多に取引のない協力業者さんでも、特別にソフトの使い方を覚える必要がないから、簡単にみんなが使えるのが一番いいです。
ビルダーネットの費用は、協力会の会費から負担してもらっています。定額の会費制でないので、取引が少ない協力業者さんも抵抗なくビルダーネットに参加してくれるのがいいですね。

ゼネコンの積算担当

今まではＡ２サイズの図面を大量にコピーして手渡ししていましたが、今では図面をスキャナーしてあとはビルダーネットで配信するだけです。おかげで、Ａ２サイズのコピー代が１枚２０円で、１００枚の図面を１５社に渡すと３万円かかっていた費用が毎回削減できています。
ビルダーネット導入前に図面をスキャンしてメールで送ってみましたが、データが大きいのでメールで送れず、ＣＤにコピーして取りにきてもらいました。ビルダーネットだとファイル１個の容量が10MBまで大丈夫なので、ファイル容量の問題も解決しました。
結局、積算中の図面は営業段階なので、費用をかけず、他社よりも早く、正確な見積を、お客様に提出するかが重要です。その都度、協力業者さんに図面を取りに来てもらうのでは時間がかかり過ぎて勝負になりません。

自宅兼事務所の協力業者

以前は現場の作業が終わってから図面を取りに行っていたので、それだけでもビルダーネットで楽になったよ。
パソコンのメールは、変なメールばかり来るし、自分のメールアドレスを覚えていないからほとんど見ていないね。
最初は、図面をデータで受けて印刷なんて無理だと思っていたけど、アクロバットリーダーとかで簡単にできているよ。もうＦＡＸの図面なんて見れたものじゃないよ。
出先で新着通知のメールが携帯電話に届いたときは、帰ってすぐに見積ができるように、女房に電話して図面を印刷してもらっているよ。
図面以外にも受注情報や色んな案内を送ってくれるから安心するよ。業者からしたら、工務店の動きは意外と見えないものだからね。
工務店に行く機会が減った分、工程会やイベントにはしっかり参加しているよ。
他の工務店もビルダーネットをやってくると楽なんだけどね。
ただ、最近来る携帯メールは、ビルダーネットだけなのが寂しいな・・・。

メーカー営業担当者

営業範囲は広がるし、売上も上げないといけないから、とにかく時間がなく、正直些細なことで呼ばれるのが辛いです。
ほとんどの工務店さんがデータで送ってもらうお願いをしても、面倒だとか言われてしまうのが現状です。
あげくに、メールで送ってもらっても、迷惑メールと間違えて消していたり、セキュリティが厳しいからメールが取れないこともあり、何度もお願いできないので、結局図面を取りに行くことが多いです。ただ、ここの工務店さんに関してはビルダーネットを導入してくれたおかげで時間の短縮ができました。
あと、会社としても工務店さんのイベントをお手伝いするように言われていますから、イベント案内などの情報が送ってもらえるのは助かります。

住設メーカー幹部

営業担当者の経費削減が進まない原因の一つが、工務店様のＩＴ化の遅れです。
全国レベルで考えると莫大な金額であり、厳しい環境に対応するには工務店様のご協力が必要不可欠です。
工務店様には、物販以外の付加価値として、様々な提案をしていますが、その一つとして経費削減の提案ができれば、喜んでいただくだけでなく、自社の経費削減にも大きな役割を果たせそうです。